Ehrenamtliche Vereinsführung: Zwölf goldene Regeln

Nach zwölf Jahren im Amt habe ich vor zehn Tagen das Präsidium des Quartiervereins Enge abgegeben. Lorenz Steinmann hat in der Quartierzeitung Zürich 2 einen wohlwollenden Beitrag über meine Abschiedsvorstellung publiziert. Der Rücktritt motivierte mich, einmal niederzuschreiben, welches meine Erfahrungen bezüglich Führung ehrenamtlich geführter Organisationen sind.

  1. Im Zentrum jeder ehrenamtlichen Organisation steht heute die Mitgliederwerbung. Gerade beim in der Schweiz häufigen Überhang an älteren Mitgliedern ist es zwingend nötig, Abgänge stetig zu ersetzen. Mitgliederwerbung macht jedoch nur Sinn, wenn man zuerst sein Haus in Ordnung hält, wenn die Leistung stimmt, sie auch innen und aussen wahrgenommen wird. Interne Kommunikation und Medienarbeit haben Vorrang vor gezielten Marketingmassnahmen, weil man sonst auf unfruchtbaren Boden sät. Der Quartierverein Enge zum Beispiel ist in den zwölf Jahren stetig und um rund einen Drittel gewachsen, gerade weil wir Mittel und Ressourcen primär in Leistungen und nicht ins Marketing gesteckt haben.

  2. Jede Organisation, die Interessen vertritt (zum Beispiel auch ein Wirtschaftsverband wie Swico) kämpft mit dem Trittbrettfahrerproblem: Die zahlenden Mitglieder finanzieren Aktivitäten, die der Allgemeinheit zugute kommen. Andere zahlen nichts, aber profitieren trotzdem von dieser Arbeit. Deshalb braucht es exklusive, den Mitgliedern vorbehaltene Leistungen, um sie bei der Stange zu halten. Diese müssen aber nach aussen konkret sichtbar und erlebbar sein, um neue Mitglieder zu werben. Deshalb publiziert der Quartierverein seinen Jahresbericht als „Jahreschronik“ und lässt ihn nach der GV an alle Haushalte im Quartier verschicken. Natürlich mit einem Anmeldetalon, der über die Jahre unser erfolgreichstes Akquisitionsinstrument war. Selbst ein im Quartier ansässiger Nationalbankpräsident liess sich dadurch spontan zur Mitgliedschaft bewegen…

  3. Grosse oder kleine Führungsgremien? Ich persönlich habe eine Präferenz für kleinere, schlagkräftige Vorstände, bei denen jeder eine Aufgabe hat, für die er sich auch verantwortlich fühlt. Vorstandsmitglieder, die ohne eigene Funktion mitreden, aber selbst nicht auch anpacken (müssen oder dürfen), sind selten nützlich. Und ob jemand, der es sich als Passivmitglied gemütlich gemacht hat, später motiviert werden kann, etwas zu leisten, ist höchst fraglich (aber nicht unmöglich). Wem Breite und Repräsentativität am Herzen liegen, kann einen dreissig köpfigen Vorstand bilden, der sich selten trifft, und die effektive Arbeit dann im fünfköpfigen Vorstandsausschuss leisten. Viele Wege führen nach Rom.

  4. Ein Präsident hat grossen Einfluss darauf, wer in das Leitungsgremium aufgenommen wird. Und wer möchte schon mit jemandem zusammen arbeiten, den er nicht mag oder der ihm nicht passt (z.B. aus politischen Gründen)? Hier sollte man sich jedoch möglichst zurückhalten, da dies einer einseitigen Ausrichtung des Gremiums Vorschub leistet und zu einem Abschied von der Realität führt, einer Art „Cocooning“. Im Gremium sind sich alle einig und haben den Plausch miteinander, aber der Vorstand vertritt nur noch einen kleinen Teil seiner Mitglieder. Widerspruch tut gut und zwingt zu überzeugenden Argumenten, auch wenn man manchmal auf die Zähne beissen muss…

  5. Ein Vorstand muss im Fluss gehalten werden. Oft entstehen Konstellationen, in denen sich alle so wohl fühlen und sich blind verstehen, dass niemand mehr zurücktritt und auch kein Bedürfnis besteht, neue Leute hinein zu nehmen. Ganz gefährlich! Wenn dann einer aus externen Gründen zurück tritt, bricht der Vorstand auseinander und der Verein rutscht in die Führungslosigkeit. Oder noch schlimmer. Alle werden miteinander alt und älter im Vorstand, und er vergreist.

  6. Deshalb schallt in allen Vereinen der Ruf nach mehr jungen Leuten. So sinnvoll es ist, jüngere Leute einzubeziehen, so schwierig ist es auch. Ganz Junge sind (richtigerweise!) in einer hoch mobilen Phase und haben oft auch noch keine festen Wurzeln (geografisch, beruflich, familiär), können sich nicht auf Jahre hinaus verpflichten. Und Menschen im Familienaufbau setzen oft die Prioritäten anders (wenn es nicht um Themen geht, die sie ganz direkt und persönlich betreffen, z.B. Schulwegsicherung).

  7. Es ist auch grundsätzlich nichts Schlechtes daran, dass viele ältere Menschen bereit sind, sich einzusetzen. Sie bringen Lebenserfahrung ein, ein Beziehungsnetz, Zeit (auch tagsüber), Stabilität, und sie müssen sich nichts mehr beweisen. Auf dieses gewaltige Ressourcenpotenzial zu verzichten, wäre absolut fahrlässig. Mancher Senior ist geistig rüstiger als viele Youngsters! Aber natürlich gilt auch hier: Die Mischung macht’s.

  8. Um Vereinsversammlungen zu leiten, muss man nicht Jurist sein, aber es hilft, vereinsrechtliche Kenntnisse zu haben. In vielen Vereinen werden althergebrachte Rituale (wie das grauenhafte Verlesen des Vorjahresprotokolls!) gepflegt, nur weil man nicht sicher ist, ob das Pflicht ist oder nicht. Dabei muss man sich eigentlich gar keine grossen Sorgen machen. Selbst grobe Schnitzer sind spätestens nach 30 Tagen irrelevant, wenn niemand klagt – und wer tut das schon bei dieser Art Verein?

  9. Keinerlei Kompromisse darf es geben, wenn es um Geld geht. Einerseits braucht es klare Beschlüsse, wofür Geld ausgegeben werden soll. Andererseits muss der Prozess so strukturiert sein, dass kein Geld verschwinden kann. Deshalb ist das Vier-Augen-Prinzip zwingend, das Vertrauensprinzip nicht anwendbar. Die Vorgänge rund um einen Quartierverein in Zürich-Nord sollten hier allen Vorständen die Augen geöffnet haben.

  10. Ich halte aber nichts davon, Vereine an der Armutsgrenze vegetieren zu lassen, so nach dem Motto, ein Verein dürfe nicht mehr Vermögen besitzen, als er unbedingt braucht. Vereinsvorstände brauchen eine gewisse Flexibilität, um spontan auf aufkommende Bedürfnisse eingehen zu können. Denn die können meist im Gegensatz zum unternehmerischen Bereich nicht ein Jahr im Voraus budgetiert werden, kommen auch plötzlich von aussen. Es tötet die Initiative, wenn man dann jedes Mal zuerst eine separate Finanzierung auf die Beine stellen muss. Eine Kriegskasse ist immer gut.

  11. Online ist nicht alles. Ein Verein mit Mitgliedern aus allen Bevölkerungsschichten kann nicht ganz auf digitale Kommunikation umstellen. Mindestens ein Drittel möchte weiterhin per Post bedient werden, was zu respektieren ist. Bei der Einführung elektronischer Kommunikation gilt es dann abzuwägen zwischen dem zusätzlichen Aufwand zweier Kommunikationskanäle und der Einsparung bei Porti und Druckkosten.

  12. Quartiervereine pflegen zwar eine besonders enge Beziehung zu Behörden und Verwaltung, aber auch viele andere Vereine sind in öffentlich-rechtliche Beziehungen eingebunden. Dabei stellt sich immer wieder die Frage, wie nahe man dem Staat sein soll. Durch Distanzierung und scharfe Worte kann man sein Profil schärfen und die Medienpräsenz erhöhen, wird jedoch die ausgleichende und vermittelnde Rolle einbüssen, die für den Quartierverein zentral ist. Unterwürfigkeit ist jedoch fehl am Platz. Intelligente Behördenvertreter verstehen durchaus, dass sich ein Quartierverein ab und zu markig äussern muss – sofern der Anstand gewahrt wird und es aus redlichen Gründen erfolgt.

Natürlich sind das nicht wirklich goldene Regeln, sondern allenfalls Hensch’sche. Und nicht einmal ich habe mich immer daran gehalten. Aber immerhin: Sie sind Frucht einer Reflexion über das Thema, die alle Vorsitzenden und Präsidenten mal vornehmen sollten – sie müssen ja nicht zwölf Jahre warten.

Bild

Bildnachweis: Zürich 2, Lorenz Steinmann 2014

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